법인카드 사용이 많아지는 현실에서, 스타트업의 효율적인 경비 관리는 선택이 아닌 필수가 되었습니다. 법인카드는 경비 처리를 간편하게 해주고, 세무 처리의 투명성을 높여주기 때문입니다. 하지만 법인카드를 올바로 사용하지 못한다면? 세무 문제뿐만 아니라 법인의 신뢰도에도 영향을 미칠 수 있답니다.
때문에 법인카드 사용 시 지켜야할 명확한 기준을 설정하는 것은 필수랍니다. 기준에 어긋난 사용의 결과와 불이익을 피하기 위해 세심한 주의가 필요하고요. 이에 세무특공대가 장점을 극대화하고, 문제를 최소화하기 위한 ‘법인카드 사용 시 명확한 기준 설정 방법‘에 대해 알려드릴게요! 😉
- 법인카드 사용의 기본 원칙 ‘업무용 지출만 법카로’
먼저, 법인카드 사용의 기본은 ‘업무와 관련된 지출만 처리한다’는 점입니다. 그렇다면 여기서 한발 더 나아가, “업무와 관련된 지출”이란 구체적으로 무엇을 의미할까요? 예를 들어, 클라이언트와의 식사는 OK! 하지만, 개인적인 점심 식사는 NO!🚫 - 경비 정책 수립
업무상 필요한 경비와 개인적 사용을 명확히 구분하는 것이 가장 중요합니다. 예를 들어, ‘업무상 필요한 식사는 인당 2만 원 까지’라는 명확한 기준을 세우는 것이지요. - 예산 범위 내에서의 사용
각 부서나 개인별로 할당된 법인카드 예산을 설정하고, 이 범위 내에서만 지출이 이루어져야 합니다. 개발팀에는 월 50만 원, 영업팀에는 월 200만 원 등 부서별, 사용자별 법인카드 사용 한도를 설정하는 것이죠(영업팀은 더 많이 써야 하니까요🤔). 예산 초과 지출은 반드시 승인 절차를 거쳐야 합니다. - 승인 절차의 준수
큰 금액의 지출이나, 예산 범위를 초과하는 지출에 대해서는 사전에 승인 절차를 준수해야 합니다. ’10만원 이상 사용 시 사전 승인 필수’ 같은 기준을 세우는 것이지요. 이를 통해 불필요한 지출을 사전에 방지할 수 있습니다.
기준은 세우는데서 끝이 아니고 지키는데 그 의미가 있죠! 위와 같은 기준을 세웠다면 그 다음 스텝은 모든 직원이 이 기준을 이해하고 준수할 수 있도록 알리는 것이 중요합니다. 또한 잘 지켜지고 있는지 정기적인 모니터링을 통해 잠재적인 문제를 사전에 발견하고, 적절한 조치도 취할 수 있어야 하겠죠?
- 교육 및 훈련
법인카드 사용에 대한 기준 정책이 세워졌으면 직원들이 잘 인지할 수 있도록 잘 알리고 교육하는 과정도 필수입니다. 신규 입사자 교육 프로그램에 법인카드 사용 교육을 하거나, 온보딩 문서에 포함하는 것도 방법이 될 수 있습니다. - 정기적인 지출 리뷰: 기준을 세웠으면 그 기준을 잘 지키고 있는지 검토하는 것도 중요해요. 월별 혹은 분기별로 카드 사용 내역을 검토하고, 연 1회 외부 감사를 실시하는 등 비정상적인 지출이 발생했는지 확인하는 것입니다. 이를 통해 비정상적인 패턴을 조기에 발견하고, 필요한 조치를 취할 수 있습니다.
- 영수증 및 지출 증빙의 철저한 관리: 모든 법인카드 지출은 적절한 증빙 자료와 함께 관리되어야 합니다. 영수증이나 계약서 등은 추후 회계 감사나 세무 신고 시 필요한 중요한 문서입니다.
자, 그런데. 팀별, 개인별 법인카드 사용 내역이 너무 많아 모두 검토하기 어렵다고요? 그렇다면 모든 카드사용 내역을 한 번에 볼 수 있는 SMART경리와 같은 소프트웨어를 검토해보시는건 어떨까요?🎉 법인카드 사용으로 경비 처리, 세무 처리의 투명성을 확보하고, 똘똘한 프로그램으로 증빙 및 관리, 검토 시간을 감축시켜주면 효율적인 업무처리가 가능하답니다. 그럼 세무특공대와 함께 SMART한 법카생활을 시작해보세요!